La entrega termina.La evidencia permanece.
Actas personalizadas de entrega de equipos de cómputo, con firmas electrónicas y trazabilidad del proceso.
Solicitar una demostraciónAsí se genera, así se ve, así se encuentra.
- Adapte logo, diseño, campos y textos al formato documental de su organización. Elija qué información del equipo debe aparecer y cuál debe omitirse.
- Configure hasta tres firmas: quien entrega, quien recibe y, si aplica, quien autoriza. Se puede cargar la imagen de la firma o trazarla con el mouse o el panel táctil.
- Conserve el acta vinculada al activo y sus responsables, junto con la trazabilidad de la firma: IP, hora, navegador y usuario de la sesión utilizada.
Su formato documental, dentro de la plataforma.
Actas para la operación de TI
Documente la entrega de equipos y su recepción mediante paz y salvo cuando una persona se retira. Conecte el documento con el seguimiento del activo.
Hasta tres firmas electrónicas
Incluya a quien entrega, quien recibe y quien autoriza según su proceso. La plataforma registra IP, hora, navegador y usuario de la sesión desde la que se firma.
Plantillas totalmente personalizadas
Elija logo, diseño y datos como marca, modelo o costo. Incorpore condiciones, compromisos y textos definidos por la organización.
Consulta desde el activo
Conserve el documento relacionado con la hoja de vida del equipo y sus responsables, para consultarlo dentro de su historial.
Fotografías y factura en la hoja de vida
Registre hasta dos fotografías del equipo y adjunte su factura. Estos soportes permanecen en la hoja de vida; no se incorporan al acta.
Actas de mantenimiento y seguimiento
Asigne al proveedor externo un usuario, una agenda y listas de chequeo. Al completar cada mantenimiento asignado, se genera su acta con firma electrónica y se reprograma el siguiente mantenimiento.
Una evidencia dentro del ciclo de vida del activo.
La práctica IT Asset Management de ITIL aborda la gestión del ciclo de vida de los activos de TI. En ControlaTIC, las actas documentan la entrega y devolución de equipos dentro de ese seguimiento: qué activo se movió y quién intervino. Conozca la gestión de activos de TI.
Menos impresiones. Una gestión que puede medirse.
ControlaTIC registra la generación de actas de entrega y mantenimiento y dispone de un tablero de indicadores ambientales. TI y calidad pueden dar seguimiento a la digitalización documental y utilizar esa información para sus iniciativas de consumo responsable y uso eficiente de recursos, relacionadas con el ODS 12.
Los indicadores calculados de ahorro e impacto ambiental son estimaciones; su interpretación depende de los parámetros y factores utilizados.
Todo vive en la misma plataforma.
Respuestas claras
¿Qué es un acta de entrega de equipos?
Es el documento que registra la entrega de equipos de cómputo u otros activos de TI y su responsable. En ControlaTIC se genera desde la plataforma, se personaliza y puede incorporar hasta tres firmas electrónicas.
¿Puedo personalizar el diseño?
Sí. Puede adaptar el logo y diseño, elegir campos como costo, marca o modelo, e incorporar los textos de condiciones y compromisos definidos por su organización.
¿Dónde quedan guardadas?
En la plataforma, vinculadas al activo y sus responsables, para consultarlas dentro de su historial.
¿Qué tipo de firma utiliza ControlaTIC?
Firma electrónica con trazabilidad. La firma se incorpora como imagen o se traza con el mouse o el panel táctil; se registran IP, hora, navegador y usuario de la sesión utilizada.
¿Cuántas personas pueden firmar el acta?
Puede configurar hasta tres firmas: quien entrega el equipo, quien lo recibe y una persona que autoriza la entrega, según su proceso.
¿Las actas están incluidas en gestión de activos?
Sí. Las actas forman parte del módulo de gestión de activos de TI —ITAM—, junto con préstamos, reservas y mantenimientos.
¿Las fotografías y la factura aparecen en el acta?
No. Puede registrar hasta dos fotografías y adjuntar la factura del equipo; esos soportes permanecen en su hoja de vida, separados del acta.
¿Sirve para documentar mantenimientos de proveedores externos?
Sí. Puede asignar un usuario, una agenda y listas de chequeo al proveedor. Al completar cada mantenimiento asignado, se genera un acta con firma electrónica y se reprograma el siguiente mantenimiento.
¿Qué relación tienen las actas con ITAM e ITIL?
ITAM es la gestión de activos de TI durante su ciclo de vida y es una práctica contemplada en ITIL. Las actas de ControlaTIC aportan registro de entregas y devoluciones dentro de ese seguimiento; ITIL no prescribe una plantilla específica de acta de ControlaTIC.
¿Cómo se relaciona la digitalización de actas con los ODS?
La generación de actas en la plataforma permite dar seguimiento a la digitalización documental. El tablero ambiental apoya la consulta de indicadores para iniciativas de uso eficiente de recursos y consumo responsable relacionadas con el ODS 12. Los valores calculados de ahorro e impacto son estimaciones.
Esta sección conserva el diseño del prototipo. Los testimonios se publicarán cuando estén autorizados.
Cada entrega documentada.Cada responsable identificado.
Muéstrenos su formato de entrega de equipos de cómputo y quiénes deben firmarlo. Le mostramos cómo adaptarlo en ControlaTIC y conservarlo junto al historial del activo.